RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

BITU S.A.S., (en adelante BITU) identificada con Nit. 901.368.377-1 domiciliada en la ciudad de Medellín actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales que recolecte o le sea entregado en la ejecución de sus actividades comerciales, en virtud de lo anterior, ha dispuesto la presente política de tratamiento de datos personales.

DIFERENTES CLASES DE DATOS PERSONALES

 

Tratamiento de datos públicos

BITU advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública como los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de BITU.

Tratamiento de datos sensibles

BITU solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario y en caso que el cliente de a conocer los mismos, se les informa a los titulares que la finalidad del tratamiento es exclusivo para la prestación del servicio de BITU.

BITU, utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, BITU cumple con las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Tratamiento de datos de menores

 

BITU puede conocer y por lo tanto debe tratar los datos personales de menores de edad cuando estos sean informados por el cliente teniendo en cuenta el servicio de asesoría solicitado. BITU podrá conocer datos personales de menores que provengan de la información suministrada por empleados, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con BITU. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

En todo caso el representante o tutor del niño, niña o adolescente, certifica que al momento de dar a conocer la información tiene todas las facultades para dar la autorización del menor.

BITU y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto único 1074 de 2015.

 

PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

BITU reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BITU en su condición de responsable del Tratamiento de datos personales.
• Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a BITU, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
• Recibir información por parte de BITU previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto pues se encuentra limitado siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este Derecho.
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DE BITU EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

BITU es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, BITU hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular, o por la Ley, en todo momento respeta la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

BITU como responsable o Encargado del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el titular;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012;
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deber de Secreto y confidencialidad

 

BITU garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con BITU S.A.S.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con el acuerdo de confidencialidad o cláusula de confidencialidad.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Generalidades sobre la autorización

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, BITU solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.) o al momento de registrarse en la plataforma de BITU.

Recolección, Tratamiento y su finalidad

BITU recolectará la siguiente información de los clientes y/o profesionales:

1. Nombre
2. Identificación (C.C / Pasaporte / C.E)
3. Número de celular y/o número de teléfono
4. Dirección de correo electrónico
5. Dirección de residencia
6. Género
7. Entidad donde labora.
8. Fecha de Nacimiento

BITU realizará el siguiente tratamiento de los datos personales que recolecte con el fin de darle la finalidad a continuación descrita:

1. Consultar, verificar y procesar la información personal entregada por el titular.
2. Transferir a terceros (proveedores de servicios) los datos como el nombre y la demás información que se requiera para la contratación de los servicios de los terceros.
3. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con BITU, respecto de cualquiera de los servicios ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
4. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de la empresa.
5. La remisión de información comercial y/o publicidad sobre productos y/o servicios a través de los canales o medios que BITU establezca para tal fin (correo, SMS, notificaciones push, entre otros).
6. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele-mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la BITU posea un vínculo contractual de cualquier índole;
7. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de la prestación del servicio, ley o vínculo lícito que así lo requiera la operación de la plataforma.

Del derecho de acceso

BITU garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el Decreto único 1074 de 2015.

Del derecho de consulta

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de la empresa. En consecuencia, BITU garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 sobre los datos recolectados ya sean personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la empresa.

BITU establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Del derecho a reclamar

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante BITU.

El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el responsable del tratamiento solicitará al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores, si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que BITU reciba un reclamo que no sea de su competencia, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez BITU haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, BITU informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Del derecho a la rectificación y actualización de datos

BITU se obliga a rectificar y actualizar la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, BITU tendrá en cuenta lo siguiente:

• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• BITU tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que BITU considere pertinentes y seguros.
• BITU podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas.

Del derecho a la supresión de datos

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a la empresa, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para ello, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

• Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
• Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BITU.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y BITU, como  responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

Del derecho a revocar la autorización

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, BITU ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

• Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que BITU debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
• Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, BITU deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

 

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y BITU como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

Reglas generales aplicables.

BITU ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

• BITU garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad, y la misma la dará a conocer solo a los terceros que la requieran para la prestación del servicio solicitado a través de la plataforma.
• BITU, es el que ejecuta y diseña la estrategia para el cumplimiento del presente Documento. BITU adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de la bases de datos existentes y bajo su control.
• En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

• Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a BITU, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
• Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad, minoría de edad o hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
• No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
• Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de BITU, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE BITU S.A.S.

Los Responsables

El responsable del tratamiento de datos personales de BITU, es el representante legal. Quien velará por el debido cumplimiento del presente Documento y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.

Sus datos de contacto son:

Correo electrónico: soporte@bitu.com.co

Los Encargados internos

Es encargado del tratamiento de datos personales cualquier  persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta de BITU. Esto supone que para cada tratamiento de datos se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa del responsable de la empresa.

Deberes de los Encargados.

BITU distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de BITU S.A.S., mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que BITU les suministra con el fin de cumplir su objeto social (proveedores, consultores, asesores, empresas de tercerización, etc.).

EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, BITU registrará cuando así  se requiera sus bases de datos y este Documento de Políticas de Tratamiento de Datos en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo establecido en la circular 02 de 2015.

VIGENCIA

La presente política rige a partir del 30 de enero del 2020. Las bases de datos que maneja BITU estarán vigentes a partir de la promulgación de la presente Política de Tratamiento de Datos.

Actualizaciones de la política: La empresa BITU podrá modificar la presente política con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones, caso en el cual se dará a conocer a todos los titulares de la información las actualizaciones realizadas sobre la política de tratamiento de datos antes de que la misma sea implementada.

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con nosotros por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Correo electrónico: soporte@bitu.com.co

Página Web: www.bitu.com.co

ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

Los proveedores, empleados y clientes de BITU aceptan el Tratamiento de sus Datos Personales al momento de vincularse con la empresa, conforme a los términos del presente documento y BITU podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su derecho de revocar o suprimir.